检测实验室认可采购管理的那些事
2018-10-09
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检测实验室的服务和供应品的采购直接影响检验结果的准确性，实验室应当对外购物品和相关服务进行有效地控制和管理，以保证检验结果的质量。
在当前严峻的经济环境下，质检机构的发展在新形势、新要求、新压力、新考验面前如何做到有新的突破、新跨越，是值得我们思考的问题。由于处在质检机构检验工作的前沿，笔者想谈谈对检测机构采购管理的一些看法。
采购管理的重要性
在检测工作严峻的形势下，检测机构要立于不败之地，必须依托现代化的管理思想和手段，对资源进行有效的整合，控制好每一个检验环节，保证检验工作顺利有序地开展，从而保证检验数据的准确有效。采购管理作为检验工作的一个重要环节，直接影响着检测结果的准确性，因此，切实做好采购管理显得尤为重要。采购管理不是简单的资料的收集、物品的采购、供方的选择，而是一个有效的管理过程，要有相应的采购管理规程。实验室资质认定评审准则4.5条款也明确指明了采购管理的重要性，检测实验室应建立并保持对检测或校准质量有影响的服务相供应品的选择、购买、验收和储存等的程序，以确保服务和供应品的质量。
在当今市场竞争中，形成竞争优势和核心竞争力的已不再是那些有形的仪器设备、实验室、资本等资源，而是管理、人才、技术、市场、品牌形象等无形资源，如何做好这些无形资源的管理和应用非常的重要。合理有效地采购管理能够通过维持基本的供应商数量，来获得较低的价格和更好的服务，减少采购时对供应商选择的额外成本，并能及时有效地供应相应的物品和服务，满足需方的应急、突发、意外等情况下的工作需要。此外，通过对供应商进行积极有效的动态评价和管理，能够及时地了解供方的物品和服务的质量状况，合理选购所需供应品，确保有相应的售后服务保障，从而保证检测过程质量受控，同时可以实现检验工作效率和效益的最大化。
采购管理的现状
1.缺乏完善详细的采购计划
采购计划是采购管理的一个首要环节。基层检测实验室普遍存在无采购计划、采购计划流于形式、口头采购等问题，且采购计划往往不能有效地反映整年度的采购所需，采购人员对采购重要性的认识缺失。有些基层检测机构往往是现需现买，无计划性可言。
2.采购过程中缺乏有效的信息沟通
省市级的检测机构会有相应的采购部门，对于基层实验室，办公室一般负责其检测所需供应品和服务的具体采购工作。由于检测实验室采购物品主要是仪器设备、化学试剂、实验器材等，具有很强的专业性和技术性，采购人员需要与质量负责人、技术负责人进行有效的沟通，明确供应品具体的质量要求以满足检验所需。而实际工作中存在采购人员为非专业人员，存在认识真空区，容易对供应品的相关信息理解失误或者误解，通常会出现采非所用、采购物品存在质量缺陷、采购不畅等问题，造成资金浪费和工作延迟。此外，检测实验室的基础建设具有很强的技术性和专业性，由于资金和其他方面的原因，某些基层检测机构存在非标准化建设和购买情况，虽基本可以开展检测工作，但实质上不能满足标准检测实验室的基本要求，对检测实验室的长远发展造成一定的影响。
3.缺少对供应商的管理
采购相关人缺乏对供应商的选择和评定过程，或者形式简单，往往根据以往的合作经验，定点购买，对供应商的具体资质和基本情况未进行深入细致的了解和调查。特别是大型仪器设备，资金量大，需要认真地选定供应商，通过调查研究或者实地考察，请教相关的专业技术人员评定，最终选定最满足检验要求的供应商。对供应商的相关资质资料要进行存档，特别是仪器设备供应方要查阅其计量认证证书，确保仪器设备质量。采购人员只是简单地了解供应商相关产品资料即下达采购计划，或者同行业推荐购买，未对供应商作详细的调查研究报告。采购形式多为询价采购，缺乏有效的供应商选择和评定过程，比价流于形式，存在盲区。此外，后期对供应商未进行有效地跟踪评价和管理，缺少合格供应方基本档案，不能及时有效地对供应品的质量进行动态监控。
4.缺少有效的验收记录和后期跟踪
采购物品往往只是简单的清点数量和查看包装是否完好，缺乏详细的验收记录，缺少采购物品具体的购置日期、价格、生产商、发票、厂家联系方式、主配件、售后服务等采购信息，不利于供应品的日常管理和后期维护。
5.采购工作缺少监督制衡机制
实验室物资采购往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里，由一人制定采购计划，又一人去采购物资，缺乏有力的监督和制约机制。在采购行为中，与供应商建立良好的个人关系固然重要，长此以往，就会产生对某些特定供应商的依赖，不利于寻找新的更好的供应商，在采购工作中还会出现不正之风，影响正常的物资采购工作。
改进措施
检测实验室的采购管理，主要是采购计划管理、供应商管理、供应品验收管理三个方面，它们是科学管理的主要出发点，也是实现科学管理的关键。
1.采购计划的管理
检测实验室采购管理很重要的一个环节是采购计划，基层往往缺乏详细的采购计划，大多数流于口头传达相关负责人或者询价采购。采购申请书是采购的第一个环节，实验室技术人员要及时有效地掌握本实验室的基本供应品和服务需求情况，做好日常工作及突发和应急情况下采购需求信息的汇总，在保证满足工作所需的前提下，对全年的采购量进行预测，制定出详实有效合理的采购申请，以书面报告形式上报质量负责人审阅，并且及时反馈给采购部门。采购人员根据技术人员提供的采购申请编制详细采购计划，有条不紊地分阶段开展采购工作，每次采购要编制详细的采购申请书，要有采购物品的名称、型号、质量要求等信息，涉及技术性问题的要及时与技术和质量负责人进行沟通和确认，确保购置物品的质量满足要求，最后报请主管审批后，开始购置，并保存相关采购资料。
2.供应商的管理
检测机构应该建立健全服务和供应品管理程序，对影响检验结果的因素进行分析，对分布在抽样、样品流转及处置、检测检验设备、人员、方法、设施和环境，使用的消耗材料和试剂等诸多方面的影响因素进行控制，尤其需要获取供应影响检验结果的标准物质、试剂盒消耗材料等供应品的供应商的资质证明和经营范围(能力)材料，至少包括法人资格、营业执照副本、批准生产经营范围、质量保证等材料，对供应商进行合格评价，列出合格供应商名录，并对影响检验结果的标准物质、试剂和消耗材料等供应品进行采购、技术验收、有效性核查、安全保管、保留相关记录。
供应商的选择和评定直接关系检测工作的质量，所以必须对其经过严格的资质评定。质量负责人、技术负责人负责核实供应商的基本信息，对其资质的有效性、经营范围等方面进行详细的评定，多方调查和核查，评定合格供方名单，并要对其进行动态评价和管理。建立供方基本档案，有效地进行管理。每次供应活动有相应的记录和评价，及时有效地记录和反馈信息。对出现的质量问题进行控制和解决。
3.供应品的验收管理
采购的物品或设备要有详细的验收记录，并可查询，一方面清点物品是否满足实验所需，更重要的是检验供应品的质量，对供应品的有效性进行核查，保证直接影响检验结果的供应品的质量。对于仪器设备要建立详细的设备购置和验收记录，包括具体的购置时间、型号、价值、安装调试状况等，便于后期开展工作，确保每一项物品都有据可查。验收报告要及时反馈技术负责人，通过质量负责人审核后，方可投入使用，保存设备验收档案。
