分享|检验检测机构的样品管理是质量管理的重要内容!

样品管理是贯穿于检验检测机构整个管理体系的重要内容。加强样品管理对提高检验检测机构的建设和管理水平具有重要的意义。

合理科学的样品管理，既能保证后续实验的正常开展，又能做到样品信息可追溯、可跟踪，能对样品的接收、制备、保管和处理等各个环节实施有效的质量控制, 保证样品的代表性、有效性和完整性。

检测机构需要有样品管理人员。部分领域如化学领域需要对样品管理员进行授权，其他无硬性要求的领域也可对样品管理员进行授权。

1. 负责样品的入库、制备、发放、储存、整理和过期清理等工作；

2. 应当熟悉检验检测机构的承检能力、样品的特性和制备规程, 严格按标准和规程制样、管理样品, 并做好相关记录；

3. 熟练使用制样设备, 负责相关设备的维护、保养、送检；

4. 负责样品室温度、湿度、通风等环境条件的控制, 按样品性质合理选择存放方式, 尽力保持样品性质不变；

5. 监督领取、还样人员认真、客观填写样品领用和返还记录；

6. 保持样品库及相关设备清洁、整齐, 保持样品摆放有序；

7. 做好防火、防盗及样品安全、保密工作；

8. 负责过期样品清理的申报及审批后的过期样品清理工作。

1. 样品的采集

采样应遵循如下原则：

（1）代表性  

采样时应特别注意克服和消除各种因素的影响，使样品最大限度地接近总体情况，保证样品对总体有充分的代表性。

（2）可获性 

某些情况下，样品可能不具备代表性，而是由其可获性所决定。

（3）公正性  

采样必须保证公正，由具有资格的人员（接受过采样培训且考核合格的人员）进行。必要时在现场与受检单位陪同人员一起签封，并做好现场采样记录。填写样品采集记录表，双方签字确认。

2. 样品的接收

（1）填写委托书 

无论抽检还是送检样品首先应由委托方填写“样品检验委托书“，一般委托书一式二份，一份留检验机构存档，一份交委托方作为领取报告凭证。

（2）审核委托书  

接收人员应审核样品检验委托书填写是否规范，手续是否齐备，资料是否完整，标准引用是否正确、适宜 。

（3）核查样品 

样品应与“样品检验委托书”填写内容一致。样品包装应完好，如不完好应有文字记录。送检样品数量应符合检验、复验、仲裁的要求，如送检样品仅为检验样品应有文字说明。

（4）正式受理  

样品接收人员在“样品检验委托书”上签字并承诺出具报告日期。

3. 样品的编号

为保证检验样品溯源，原则上一份样品给予一个唯一性编号。对于同一事件的若干样品可视为一份样品给予一个编号。样品编号可由年份、样品类别代码和样品序号组成（或者其他的适合实验室的编号）。为保证样品编号的唯一性，一般由样品接收部门负责统一编制，或者有LIMS的实验室可以由系统生成。  

4. 样品的识别

样品的识别包括唯一性编号（样品受理编号）和样品不同试验状态（未检 、在检 、检毕 、留样）标识。对检毕样品应有“检毕”、“合格”、“不合格”标识。对于多个包装的同一样品应在样品受理编号后面加横杠和数字加以细分识别，以确保每个包装的唯一性。样品管理员负责将样品的识别标签逐一贴在样品上。  

5. 样品的流转

样品受理后 ，由业务人员根据客户“样品检验委托书”中的要求 ，向检测部门（人员）下达“样品检验交接单”，并通知检测室样品管理员取待检样品。检测室样品管理员在交接时应核查样品状况并在“样品检验交接单”上签收认可。样品传递到检测室后由检测室样品管理员统一登记。未检、在检、检毕样品应分别存放。检测员领取样品作试验时，样品识别号不得改变 。样品在流转和检测过程中应加以防护，避免受到非检测性损坏或丢失。 

6. 分包样品的管理

对外提供给分包实验室的样品 ，在交付前应检查样品完好性，交付分包实验室的样品应有对方接收凭证 。分包管理部门应做好分包样品的登记工作。分包方应有保护样品完整性的措施，做好样品的标记和保管。  

7. 样品的贮存 、保管

样品贮存、保管应设有专门的样品室并配备合适的设施 。样品室由样品管理员专人负责，限制出入。样品贮存环境应安全，无腐蚀，清洁干燥且通风良好，有温湿度监控。对要求在特殊环境条件下贮存的样品，应严格控制环境条件，环境条件应定期加以记录。留样应按照规定数量、品种执行，以备复检 、仲裁用。腐蚀性、易燃、易爆和有毒的危险样品应隔离存放 ，做出明显标记。样品管理员要对 留样样品认真进行验收登记，不同性质的样品分类保存。  

对于检测周期较长的样品，需特别注意，比如需要15天或者更长时间的检测项目，要确保放置样品的室内卫生，要有防火等措施，需要密封保存的样品，比如需要锡纸包装的，还有需要在恒温恒湿条件下的，都要严格按照实验室要求的条件进行存放。  

需要余样退回的样品，也要特别注意，要尽量用原包装保存，另外客户需要自取样品，一般不能进入样品房，放在接样处等待。  

不管检测样品客户要还是不要，一般在出完报告后要保留至少一个月，并确认客户允许实验室对剩余样品进行处理。 

8. 样品的处理

报告发出后留样样品留样期不得少于报告投诉反馈时间 ，对超标样品和特殊样品如有必要可重点延长留样期，检毕样品处理分以下几种处理方式：

（1）客户要求领回的样品，在留样期满后 ，客户可领回。客户领回样品时，领样员需凭“样品检验委托书”到样品室，由样品管理员办理退样手续。客户需提前（留样期内）领回样品时，应在样品检验委托书上签注“对本检测报告无异议”之后 ，方可由样品管理员办理退样手续；

（2）对留样期已过的客户委托处理样品 ，应按客户填写的要求处理。必须监护处理的样品，样品管理员必须按规定办法监护处理，防止污染环境及造成危害，监护处理应有记录。 

9. 样品的保密

对委托方的样品、数据 、资料和有关信息进行严格的保密。